Im Büro angekommen, der PC wird eingeschalten und noch bevor die erste Tasse Kaffee geholt wird, werden die eigenen E-Mails gecheckt. Diesen Fehler machen täglichen Millionen von Menschen und vielleicht auch Du. Der Umgang mit E-Mails im Beruf (aber natürlich auch privat) mag gelernt sein und wird von vielen Personen deutlich unterschätzt. Nicht selten sind Arbeitnehmer am Tag stundenlang mit dem E-Mail Verkehr beschäftigt, obwohl dies gar nicht so richtig zum tatsächlichen Arbeitsbereich gehört.

Viel schlimmer ist allerdings noch die Tatsache, dass ein Großteil aller Arbeitnehmer in Deutschland von den anfallenden E-Mails sogar gestresst ist und dadurch die komplette Arbeitsleistung darunter leidet. Bei Managern dürfte der Anteil noch größer sein. Du stimmst sicherlich der Aussage zu, dass mindestens 80% aller E-Mails letztendlich nur Zeit bzw. Nerven rauben und vor allem auch noch total überflüssig sind. Wir zeigen Dir den Weg raus aus dem E-Mail Chaos, ohne dass dabei etwas Wichtiges auf der Strecke bleibt.

E-Mail Bearbeitung zu festen Zeiten

Wie oft rufst auch Du Deine E-Mails & Co. ab, ohne dass es wirklich sinnvoll und notwendig ist? Alle 5, 10 oder 30 Minuten? Dies ist nicht nur unproduktiv, sondern stört vor allem Deinen Workflow und lenkt unglaublich stark von den wichtigen Dingen ab. Daher gilt für Dich ab sofort eine goldene Regel:

„Kümmere Dich um deine E-Mails immer zu festen Zeiten.“

Wann und wie oft dies der Fall ist, hängt von Deinem persönlichen E-Mail Volumen ab. Lege Dich beispielsweise auf jeden Tag von 10 bis 11 Uhr fest. In dieser Zeit kümmerst Du Dich um alle wichtigen E-Mails und um nichts anderes. Wenn Du merkst, dass die Zeit zu knapp bemessen oder deutlich ausreichend ist, kannst Du Dein Zeitfenster selbst anpassen und im Idealfall natürlich nach unten schrauben.

richtiger Umgang mit E-Mails

Zu anderen Zeiten ist der E-Mail Verkehr für Dich dann allerdings tabu. Abgesehen davon, dass unter Umständen auch dringende Fälle in den Weg kommen dürfen. Damit Du die festen Zeiten auch einhalten kannst und nicht in die Versuchung gerätst, solltest Du sämtliche E-Mail Benachrichtigungen auf allen Geräten abstellen (PC, Smartphone, etc.).

Prioritäten setzen

Lege Dir ein System an, dass Du nach Prioritäten sortieren kannst. Als Beispiel könntest Du hierfür ein Ordnersystem in Deinem E-Mail Postfach schaffen. Nutze dafür verschiedene Prioritäten – von wichtig bis unwichtig (z.B. A, B, C). Füllt sich nun Dein Posteingang, sortierst Du die E-Mails den jeweiligen Kategorien zu und arbeitest die Mails anschließend zu Deinen festen Zeiten (wie gerade gelesen) von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität ab.

Dadurch verhinderst Du, dass unwichtige E-Mails den tatsächlich bedeutsamen Nachrichten vorgezogen werden. Dies sollte nämlich niemals der Fall sein. Wenn Dein tägliches Zeitfenster für E-Mails ausgeschöpft ist und noch Mails von niedriger Priorität unbearbeitet sind, dann ist das kein Problem, da sie nicht ohne Grund in Deinem Ordner mit der niedrigsten Priorität stecken.

Komm auf den Punkt

Wenn Du eine E-Mail von einer anderen Person empfängst, dann erwartest Du von Deinem Gegenüber eine kurze und knappe Nachricht ohne unnötige und vor allem undeutliche Informationen oder Formulierungen. Das erspart Dir und auch Deinem Kontaktpartner weitere unnötige E-Mails, um die Angelegenheit klären zu können.

Formuliere daher auch Deine Nachrichten so klar und deutlich wie nur möglich, trotzdem solltest Du immer versuchen, sie auch gleichzeitig so kurz wie möglich zu halten. Dadurch verhinderst Du automatisch weitere E-Mails in Deinem Postfach, zu Angelegenheiten die bereits nach einer Mail hätten geklärt sein können. Klar sollte aber ebenfalls sein, dass Du Dich dennoch stets freundlich und höflich in Deinen E-Mails ausdrückst. Du verkörperst schließlich das Unternehmen und auch Dich selbst.

Unterstützung durch einen Mitarbeiter

Solltest Du das Privileg einer Sekretärin oder einem ähnlichen Personal besitzen, dann kann dies ein großer Segen für Dich sein. Arbeite Deine Sekretärin in dein Vorgehen bei der E-Mail Bearbeitung ein und zeige Ihr, welche E-Mails sie vielleicht selbst beantworten oder sogar löschen kann. Alle anderen Nachrichten, die nur von Dir selbst bearbeitet werden dürfen, kommen in einen gesammelten Ordner. Somit sparst Du Dir automatisch viel Zeit und musst Dich vor allem nicht einmal mit den unwichtigen E-Mails beschäftigen. Das übernimmt ab sofort dein Personal.

richtiger Umgang mit E-Mails

Voraussetzung muss hier aber sein, dass Du deinem Personal voll und ganz vertrauen kannst, schließlich bekommt das Personal teils tiefen Einblick in das Unternehmen oder womöglich auch in Dein Privatleben. Bist Du Dir hier nicht ganz sicher, dann solltest Du es vielleicht lieber lassen.

Radikal alle E-Mails löschen

Ich habe schon mit Bekannten gesprochen, deren Posteingang durch Aufschieberitis über 1000 unbeantwortete Mails beinhaltet und so dieser Person unheimlichen Stress bereitet. Von derartigen Situationen hört man doch des Öfteren, vielleicht dann mit nicht ganz so einer hohen Anzahl an Nachrichten. Dennoch verliert man bei diesen Mengen schnell den Überblick und ist dann gar nicht mehr in der Lage, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Eine sehr radikale Methode ist das Löschen aller E-Mails. Klingt vielleicht verrückt und ist für einige Personen unvorstellbar, allerdings verbirgt sich dahinter auch ein gewisser Sinn. Sollte eine Nachricht, die gelöscht wurde, wirklich von hoher Bedeutung gewesen sein, so wird sich die Kontaktperson nochmals per Mail oder auf anderem Wege bei Dir melden. Sollte diese Person verärgert sein, so gab es eben ein Problem mit der Technik – manchmal muss eine Notlüge aushelfen, solange niemand Schaden davon trägt. Dieses Vorgehen solltest Du natürlich nicht wöchentlich praktizieren, sondern als eine Art einmaligen Neustart betrachten. Ab sofort berücksichtigst Du die Methoden und Tipps zum richtigen E-Mail Umgang aus diesem Beitrag.

Verzichte (fast) komplett auf den E-Mail Verkehr

Sofern Du Dir vorstellen kannst auf deine E-Mails zu verzichten, solltest Du es probieren. Natürlich ist dies nur in den seltensten Fällen komplett umsetzbar, aber bis zu einem gewissen Grad kannst auch Du Deinen E-Mail Service auf das absolute Minimum reduzieren. Viele Methoden hast Du dazu bereits in diesem Beitrag gelernt.

Ergänzend dazu könntest Du zum Beispiel auf Telefonate zurückgreifen. Großer Vorteil ist hier, dass die Angelegenheiten meistens deutlich schneller geklärt werden können und man zudem eine viel persönlichere Ebene mit seinem Gesprächspartner teilt, als es beim herkömmlichen E-Mail Verkehr der Fall ist. Auch das persönliche Treffen ist natürlich eine Möglichkeit, die in den meisten Fällen allerdings mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Alternative Email Telefon

Deine eigene E-Mail Adresse solltest Du außerdem nur mit wirklich wichtigen Partnern teilen, sodass nicht jede beliebige Person an Deine Mailadresse schreiben kann.

Weitere hilfreiche Tipps

Abschließend haben wir noch ein paar weitere Tipps, die Du womöglich schon längst kennst. Sicherheitshalber haben wir sie aber nochmals aufgeführt.

  • Autoresponder oder Vorankündigung: Wenn Du Deine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten oder relativ selten abrufst und bearbeitest, so kannst Du in deinen Mailing Einstellungen eine automatische Antwort zu jeder eingegangenen E-Mail einrichten. Dort kannst Du nun angeben, bis wann Du Dich um eine Antwort kümmern wirst. Alternativ erledigst Du dies selbst, mit einem von Dir bestimmten Termin, zu dem mit einer Antwort von Dir zu rechnen ist
  • Newsletter und Abos abbestellen: Diese E-Mails enthalten für Dich zu 95% nur unnötige Informationen und sollten erst gar nicht in deinem Postfach landen. Bestelle alle Newsletter und Abos ab, die für Dich keine Bedeutung haben.
  • Unwichtige Mails direkt löschen: Siehst Du einer Mail in Deinem Posteingang bereits beim Betreff oder Absender an, dass sie überflüssig ist, solltest Du diese direkt ohne zu öffnen löschen.

Mit diesen Methoden und Tipps zum perfekten E-Mail Management bist Du bestens gewappnet. Wende sie nun selbst an und überzeuge Dich davon. Gespannt sind wir auch auf eure geheimen Tipps und Tricks zum richtigen Umgang mit E-Mails. Lasst sie uns in den Kommentaren wissen oder hinterlasst uns Kritik, wir freuen uns drauf und werden Dir persönlich antworten.